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野菜・果物のネット販売ノウハウ

お客様アンケートや注文ハガキのコストを安く!料金受取人払のやり方

ネットショップを始めると、お客様に郵便物を返信してもらいたいことがあります。

例えば、お客様アンケート注文用の返信ハガキなどです。

参考:「ネット販売で成功している農家さんが実践している、商品同梱アンケートの作り方
農産物リピート販売アップ!ダイレクトメールで直接注文をもらう方法

みなさん想像できると思いますが、これらのアンケートや注文ハガキは、お客様が自分で切手を貼らなくても済むようにしておかないと、なかなか返信してもらえません
かといって、あらかじめ切手を貼って送っていたのでは、返信されなかった分が無駄になり、コストが高くついてしまいます。

そこでおすすめなのが、「料金受取人払(りょうきんうけとりにんばらい)」を利用する方法です。
料金受取人払を使えば、返ってきた分の郵便料金だけ払えばいいので、コストがとても安くなります

早めに料金受取人払に切り替えて、お客様アンケートや注文ハガキのコストを削減しましょう。

それでは、料金受取人払の詳細について解説していきます。

1.料金受取人払とは

アンケートの返答を持ってきたくれた、郵便屋さんの格好をしたヤギのイラスト

料金受取人払とは、アンケートや注文ハガキが返ってきたときに、その返ってきた分の郵便料金だけを支払えばよいという制度です。

具体的には、料金受取人払のハガキが届けられたら、その場で配達員さんに郵便料金を支払うか、もしくは、一ヶ月ごとに後からまとめて支払います。

料金受取人払について、ポイントを説明すると

  • 宛名面の書式が決まっている。サンプル表示
  • あらかじめ郵便局での手続きが必要。
  • 申請してから2年間の有効期限がある。
  • 通常の配達料の他に、手数料がかかる。

サンプルと同じようなハガキを、おそらく一度は見たことがあるのではないでしょうか?

通信販売をしている会社では、よく利用されている制度です。

もちろん、ふつうの個人農家さんも申請すれば利用できます!

ネットショップの売上を増やすために、お客様アンケートや、返信ハガキによる注文をやってみようと考えている農家さんは、料金受取人払を利用しましょう。

手数料

料金受取人払の手数料は次のようになっています。

料金を配達員に手渡し 21円
料金後納 15円

※一通あたり手数料(2017年9月時点)

上のような手数料がプラスされるので、一通あたりの郵便料金は少し高くなりますが、返ってきた分の郵便料金だけを支払えばよいので、トータルでは、切手をあらかじめ貼るよりもかなりコスト削減になります

申請の手続きもそんなに難しくないので、ぜひ活用したい制度です。

2.手続きの流れ

ここからは、料金受取人払の申請方法について説明していきます。

郵便局のイラスト

1.申請できる郵便局を探す

小さな郵便局では、料金受取人払の申請を受け付けていない場合があります。
まずは最寄りの郵便局に、申請可能な郵便局がどこか聞きましょう。

2.必要なものを準備する

申請するとき、郵便局に以下のものを持っていきます。

  • 料金受取人払承認請求書
  • ハガキの見本
  • 本人確認できるもの(免許証など)
  • 預金通帳(料金後納の場合のみ)
  • 預貯金口座振替依頼書(料金の口座引き落としを希望する場合のみ)

※料金後納を希望する場合は、毎月ちゃんと料金を払えるかどうか信用確認のため、預金通帳を提示する必要があります。なので、ある程度残高の残っている通帳を準備してください。

3.郵便局の窓口で申請

必要なものが全部準備できたら、郵便局で申請します。窓口は「ゆうゆう窓口」です。
提出した書類に不備がなければ、申請してから1週間くらいで承認されます。

郵便局の窓口

それでは、必要な書類について、準備方法を説明していきます。

3.料金受取人払承認請求書

郵便局のホームページから、書式をダウンロードして、記入します。
ワードデータになっているので、ワードで記入したものをプリントアウトすればOKです。

料金受取人承認請求書のダウンロードページ

書き方は、下記の記入例を参考にしてください。

項目1
何枚くらいハガキを配るか、予定枚数を記入します。
実は、申請条件として100枚以上からという決まりがあるのですが、あくまで予定枚数なので、実際にそれより少なかったとしても問題ありません。

とりあえず100枚以上の数字を書いておきましょう。

項目2
料金受取人払は、利用できる期間が最長で2年間と決まっています。
(なので、2年ごとに申請を繰り返す必要があります。)

有効期限の開始日と終了日は、好きな日付にできるので、都合のよい期間を記入しましょう。
なるべく終了日が収穫シーズンと重ならないようにしておくほうが良いですね。

項目3
支払い方法を選択します。
料金の支払いは、月ごとにまとめて払う「後納」が便利でお勧めです

ア)口座振替、イ)銀行振込、ウ)ゆうちょ銀行窓口払い の3つから選べます。
(窓口払いにすると、請求書と支払い用紙が毎月送られてきます。)

項目4
配布するハガキが全て返信された場合の料金を計算して記入します。

<記入例の計算>
ハガキの郵便代:60円、 手数料(後納):15円、 配布予定枚数:200枚なので、
(60+15) × 200 = 15000円

※申請時に提示する預金通帳の残高として、最低でもこの金額が残っている必要があります。

項目5
郵便物の種類です。アンケートはがきや注文はがきの場合は「ハガキ」、返信封筒の場合は「封筒」と記入します。

項目6
省略できます。

項目7
利用目的を書きます。
<例>アンケート、商品注文など・・・

項目8
配布方法を記入します。商品に同梱する場合は「郵送」と書いておけばOKです。

項目9
省略できます。

項目10
料金後納を希望するときの信用確認方法です。該当するところを1つ選択してください。

項目11
書類に不備があったときのために、連絡がとれる電話番号を記入しておきます。

 

以上で完成です。

最後にハンコを押すのを忘れないようにしましょう。

4.ハガキの見本

申請時に見本を2枚、提出する必要があります

料金受取人払の専用のハガキは売っていないので、自分で作らないといけません。
書式が決まっているので、下記の例を参考にしてみてください。

料金受取人払用のハガキの見本

郵便番号

自宅ではなく、申請する郵便局の郵便番号を書きます。

あらかじめ電話で「料金受取人払を利用したいんですが、郵便番号を教えてください」と尋ねておきましょう。

承認番号

承認番号は申請が通ってから決まるので、見本では空白にしておきます。
申請が通ったら、指定された番号を記入して、ハガキを印刷しましょう。
番号の上には、申請した郵便局名を書いておきます。(承認番号は郵便局ごとに通し番号をとっているため)

承認番号の枠

はがき左上の太枠と三本線は寸法が決まっています。
こちらのページに寸法が書いてあるので、それどおりに作ってください。

承認番号の枠の寸法

 

カスタマバーコード

宛名面の空いたスペースに、カスタマバーコードを載せます。

カスタマバーコードとは郵便番号をバーコード情報に変換したもので、郵便局のWebページで作成できます。
(自宅ではなく郵便局の郵便番号を使うので注意)

やり方はこちらのページを開き、空欄に郵便番号を入れて[開始]をクリックするだけです。

カスタマバーコード作成画面

カスタマバーコードの画像が表示されるので、コピーして貼り付けます。だいたいの位置で構いません。

バーコードの全長は、64mm~88mmと決まっているので、これにあう縮尺にしましょう。

生成されたカスタマバーコード

以上で、料金受取人払のハガキは完成です。

裏面は、アンケートや注文申し込みなど、自由に書いてOKです。

5.預貯金口座振替依頼書

料金の支払い方法を、口座振替(引き落とし)にしたい場合のみ必要です。

この用紙は申請する郵便局の「ゆうゆう窓口」で受け取れます。
事前に郵便局まで取りに行ってもいいですし、当日に通帳と印鑑を持っていき、その場で記入しても構いません。

用紙は4枚つづりになっています。
一枚目に記入例が書いてあるので、その通りに記入しましょう。

預貯金口座振替依頼書の記入例

これで必要な書類は全て揃いました。

あとは書類を持って郵便局に行き、申請をすれば完了です。
承認されるのに1~2週間かかるので、有効期限の開始日の前に、余裕をもって申請しておきましょう。

6.まとめ

料金受取人払のやり方をまとめます。

1.申請できる郵便局を探す

2.必要なものを準備する

  • 料金受取人払承認請求書
  • ハガキの見本
  • 本人確認できるもの(免許証など)
  • 預金通帳(料金後納の場合のみ)
  • 預貯金口座振替依頼書(料金の口座引き落としを希望する場合のみ)


3.郵便局の窓口で申請

4.審査が完了すると、承認番号が通知される

 

手続き自体はわりと簡単なのですが、ハガキの作成が少し難しいかもしれません。

自分では出来ないという農家さんは、まわりのパソコンに詳しい人にお願いしてみてはどうしょう。
私たち農ログも、お客様アンケートや注文ハガキの作成サービスを行っているので、気軽にご相談ください。

アンケートはがきを切手付きで同梱している農家さんは、早めに料金受取人払に切り替えて、アンケートはがきのコストを削減しましょう。

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